Word・Excelの利用によって業務効率が低下する問題

f:id:tatsu-n:20150205163235j:plain

結構前から不思議だと思ってることがある。

講演会や勉強会、会議なんかで出欠連絡をする機会って少なくないと思うんだけど、こんな感じのWordやExcelが添付されてくることがある。

すごいWebデザイナーの講演会を下記の内容で開催いたします。
つきましては、出欠の可否をご連絡願います。
１．日　時　平成27年2月14日（土）　15時00分より
２．場　所　ほげほげ会館　ふがふが会議室
３．内　容　Webデザイナーの基礎
出席します
欠席します
氏名（　　　　　）
電話番号（　　-　　-　　）
2月10日（火）までにご連絡お願いします。

要するに、このWordに入力して送り返せということだ。

謎のWord

この謎Word出欠連絡票、ご丁寧なことに「出席します」「欠席します」のすぐ横のところに楕円のオブジェクトが置いてあって、このオブジェクトを移動して出欠を表明せよ！！という謎の仕様。

さらに、氏名や電話番号のところにはご丁寧にスペースやハイフンが埋め込まれている記入欄があったりする。これは入力した人が適宜いい見た目に直してね的な謎のプレッシャーを与えてくる。

そのまま無視して入力しようもんならこんな悲惨な感じになる。
氏名（鈴木　一郎　　　　　）
電話番号（123　　　-4567　　　-8910）

うん。意味がわからない。

紙をWordに置き換えただけ

なんでこんな意味の分からないWordが生まれたかって、単純に紙で集計してたのをそのままWordにしました！ってことなんだろう。元々紙で出欠確認していたときはきっとこんな流れ。

紙配る（手渡しor郵送）
記入する
回収（手渡しor郵送）
集計（1枚ずつ数える）

この紙を単純にWordに置き換えただけってのが、いまの姿で、手渡しor郵送がメールになったという程度。これでも紙の時代に比べたら楽になったと思うのかもしれないけどね。
でも、よく考えると利点が手渡しor郵送がメールという点だけで、Wordの意味がまったくない。せめてメール本文で出欠回答させてください。

みんなが幸せなかたち

やっぱりWebフォームみたいなかたちがみんなが幸せになるんじゃないかなーと。最初のWordで回答もメール本文で回答も、結局のところ集計はせっせと数えるしかないので、やっぱり手間がかかるし、ミスる可能性もあるしね。

例えば自分でWebフォームなんて作れない！なんて人はGoogleフォームでもいいし、レンタルのアンケートサービスでもいいんじゃないだろうか。回答する方も集計する方も幸せ。まさにWin-Win（古い）。

ぼくとしては即時施行であるべきだ！とオブラートに包んで主張してみたが、「セキュリティがー」「コストがー」といった声があがり却下に。多少のお金を払えばセキュリティ的にも問題ない会社を選べるだろうし、その分削減されるであろう~~給料だけは高くて仕事のできない~~おじさんが手作業で集計している時間にいくらの人件費がかかっているかを考えれば、安いんじゃねーkげふんげふん。

ちょっとだけ、ちょっとだけ、なんだかなぁ。ちなみにぼくみたいな下っ端だから却下されたと思うので、多少の決定権がある人がこれを読んだらぜひWordやExcelで出欠を取るなんてことはやめて、効率化してみてほしい。

ちなみにこのフォームをつくるってのは自分の中で仮想案件として、PHP＋MySQLで挑戦してみようという野望がある。